Covoiturage pour se rendre sur le lieu des séjours

Le covoiturage n’est pas à la charge de l’association qui ne peut avoir aucune responsabilité dans la répartition des participants dans les véhicules disponibles. Il ne peut s’agir que d’un accord direct entre les participants utilisant leur véhicule en acceptant de prendre des passagers et ces mêmes passagers, à l’initiative des uns ou des autres.

Pour faciliter ces contacts, notre webmaster a réalisé un système qui permet :

• à chacun de savoir quels sont les conducteurs et les places disponibles dans chaque véhicule ;
• et aux responsables de l’association de constater que  tous les participants ont bien une place dans un véhicule.

Il suffit de cliquer dans la page d'inscription de l’événement sur l’icone covoiturage surlignée en vert pour voir apparaître le tableau. Il n’est cependant pas possible aux participants de s’inscrire par ce moyen puisque, par sécurité, seuls les conducteurs et les administrateurs peuvent modifier le tableau.

En théorie, là encore, il devrait être déterminé par un accord entre conducteur/propriétaire et passagers et l’association ne peut être impliquée.

Cependant, dès les premiers séjours nous avons pensé qu’il serait plus équitable d’imaginer un calcul qui permette à la fois d’indemniser les conducteurs à la hauteur des frais engagés et de répartir la charge également entre tous les passagers, quel que soit le véhicule emprunté.

La formule, acceptée par tous, est basée sur la consommation en carburant - en fonction de la puissance du véhicule, de la distance parcourue – le montant calculé étant ensuite majoré de 50%  pour prendre en compte les coûts annexes (usure, assurance, etc…) - et les frais de péage afin de calculer le montant des frais réels pour chaque véhicule.

Les frais réels sont ensuite totalisés pour être répartis entre tous les participants, y compris les conducteurs qui paient bien sûr leur part.

Les calculs sont actuellement faits par notre trésorier mais ne relèvent pas de ses fonctions de trésorier, ni de celles de responsable-tourisme.

Il est évident que cela ne peut fonctionner que si tous les propriétaires d’un véhicule acceptent de l’utiliser pour ces déplacements en commun.